Das SAVS Management System

© 2009, Alfred Zingg GmbH, Box 74, CH-3176 Neuenegg





Beschreibung


1.



Grundlagen

1.1


Die Shagya Datenbank


1.1.1

Anforderungen an die Datenbank
2.



Management System

2.1


Umfang


2.1.1

Daten (physikalisch)

2.2


Die Funktionen des Systems


2.2.1

Adressen Verwaltung


2.2.2

Ressort Finanzen


2.2.3

Ressort Aktuar


2.2.4

Sekretariat


2.2.5

Ressort Sport

2.3


Ressort Stutbuch


2.3.1

Hilfe


2.3.2

Pferd suchen


2.3.3

Pferd eintragen


2.3.4

Schau- und Kör- Daten eintragen


2.3.5

Pferd infolge Abgang (Tod) austragen


2.3.6

Pferd infolge Export austragen


2.3.7

Brand eintragen


2.3.8

Signalement eintragen


2.3.9

Bemerkungen (öffentlich) eintragen


2.3.10

Bemerkungen (intern) eintragen


2.3.11

Handänderung (Besitzerwechsel) eintragen


2.3.12

zusätzliche Daten (eintragen, redigieren)


2.3.13

Genotyp hochladen (DNA Genotyp Formel)


2.3.14

Abstam. hochladen (DNA Abstammungs untersuchung)


2.3.15

Deckschein Kontrolle


2.3.16

Decklisten Kontrolle


2.3.17

Vet. Prot. Körung hochl. (Veterinärprotokoll der Körung hochladen)


2.3.18

Vet. Prot. Körung ansch. (Veterinärprotokoll der Körung anschauen)


2.3.19

HLP/LP eintragen


2.3.20

HLP/LP Protokoll hochladen



1.




Grundlagen





1.1
Die Shagya Datenbank





Der Entschluss für die Rasse Reinzucht Shagya Araber, ShA, eine Computer basierte Datenbank zu erstellen wurde in der Legislaturperiode von Siegfried Frei als ISG Präsident (1992 - 1999) gefasst.



1.1.1
Anforderungen an die Datenbank



Da die ShA eine Reinzucht Rasse sind, waren die Anforderungen an eine Datenbank von Anfang an sehr hoch. Es genügte hier nicht, einfach Lisi mit Vater Bilan, Mutter Lolotte, und dem Geburtsjahr 1941 zu erfassen (aus Schweiz. Stammzuchtbuch für das Zugpferd, Band VII, Auflage 1, S. 75 von 1950)!
Die ISG verlangt, dass deren Abstammung sich väterlicher- und mütterlicherseits auf die staatlichen und privaten Araberzuchten Österreichs-Ungarns zurückführen lässt! Das müsste durch diese Datenbank auch erbracht werden, sonst würde sie ihren Zweck klar verfehlen.
So wurden mit dem damaligen Vorstand, Abteilungskommission Shagya-Araber SZAP, der grosse Erfahrung in der Herstellung von Pedigrees und Stutbüchern hatte, das Anforderungsprofil für die Datenbank festgelegt.
Dem Programmierer war es wichtig, einen Schlüssel zu finden, der aussagekräftig, und trotzdem einmalig ist. Eine Nummer als Schlüssel, die mit jeder Eingabe einfach inkrementiert wird, kam nicht in Frage. Damit lassen sich Mehrfacheinträge nicht vermeiden (der Programmierer hat da bei anderen Verbänden genügend abschreckende Beispiele gesehen)!
Als Schlüssel legte dieses Gremium fest: Name, Geburtsjahr, Geburtsort, Geschlecht
Dieser Schlüssel hat sich als tauglich erwiesen, wird noch heute, ohne Feststellung von Mängeln benutzt, und eignet sich übrigens für alle Pferderassen.


2.
Management System



Das System wurde, mit der Shagya Datenbank als Grundlage entwickelt, um die Verbandsverwaltung des SAVS zu vereinfachen und zu automatisieren.
Pferdezuchtverbände, vor allem kleine, denen das BLW (Schweiz. Bundesamt für Landwirtschaft) kein Bundesgeld nach wirft, sondern sie höchstens noch schikaniert, müssen sehr effektiv geführt und verwaltet werden. Es versteht sich von selbst, dass sich diese Verbände auch keine teure Software leisten können die dann meist sogar noch Mängel aufweist, weil die Programmierer zu weit von der Praxis entfernt waren.
Basierend auf die guten Erfahrungen die mit der Shagya Datenbank gemacht wurden, fiel der Entschluss sich an dieses Management System zu wagen.
Die Anforderung war, jedes Mitglied des Vorstandes hat jederzeit, von überall, Zugriff auf das System, kann sich informieren, Einträge vornehmen, und Mitteilungen verfassen.


2.1
Umfang





Der Umfang des Systems wird mit den folgenden Funktionen ersichtlich.
Wichtig ist, dass auch andere Shagya-Araber Zuchtverbände das System nutzen können, und dies dosiert, d.h. es müssen (und können) nicht alle Funktionen übernommen werden. Die Datenhoheit der registrierten Pferde bleibt aber immer beim registrierenden Verband.
Bis heute, 2010, verwenden ausser dem SAVS noch AFCAS und NASS dieses, jeweils angepasste System. Das System ist aber auch, wie die Datenbank, für andere Rassen verwendbar. So wird es beim Paso Club International, Ha-psss (noch Desktop Lösung) und Cheval Suisse, auf den Verband angepasst, angewendet.



2.1.1
Daten (physikalisch)



Des SAVS Management Systems beinhaltet 176 MB, 1375 Dateien in 148 Ordnern. Es läuft Plattform unabhängig auf dem Internet.
Zum Vergleich, das auch in PHP geschriebene bekannte Web Blog System WordPress von "http://wordpress.org/": 11.2 MB, 753 Dateien in 81 Ordnern.


2.2 Die Funktionen des Systems





2.2.1
Adressen Verwaltung



Auch sie erfolgt über eine Datenbank. Sie enthält neben den üblichen Daten noch die Angaben:
- Mitglied/nicht Mitglied
- Besitzer/nicht Besitzer
- Funktion (wenn im Vorstand)
- Status (Ehrenmitglied, etc.)
Über die Adressen Verwaltung lassen sich folgende Dokumente herstellen:
- Adressierter Umschlag C5 mit Absender und SAVS Logo
- Mitglieder Liste
- Anwesenheits Liste für die GV
- Versand Liste für das SAVS Info, inkl. Text File für Personalisierung in der Druckerei
- Set von adressierten Umschlägen C5 mit Absender und SAVS Logo für alle Mitglieder
Alle diese Dokumente erscheinen als PDF Dokument auf den Bildschirm und können ausgedruckt werden.
Bei jeder Änderung, oder jedem Eintrag in die Adress Datenbank (kann von jedem Vorstandsmitglied vorgenommen werden) bekommt das Sekretariat automatisch eine E-Mail.






2.2.2
Ressort Finanzen



Die Buchhaltung des SAVS wird nicht über das Management System geführt, sondern mit einem speziellen Programm
Im System können aber unter Finanzen PDF Dokumente zur Verfügung gestellt werden wie:
- Daten der Bankverbindung
- Budget Vorschlag, Rechnungsabschluss, Debitorenliste, etc.
Somit Alles, was Vorstandsmitglieder interessieren kann.
Bei jedem hochladen eines Dokumentes bekommt jedes Vorstandsmitglied automatisch eine E-Mail.






2.2.3
Ressort Aktuar



Unter diesem Ressort werden alle Protokolle von GV und Vorstandssitzungen als PDF Dokumente zur Verfügung gestellt. Sie sind nach Jahr abrufbar.
Bei jedem hochladen eines Dokumentes bekommt jedes Vorstandsmitglied automatisch eine E-Mail.






2.2.4
Sekretariat



Unter Sekretariat werden folgende Dokumente im Format PDF zur Verfügung gestellt
- Statuten
- Gebührenordnung
- Beitritts-Erklärung
- Dokumente von allgem. Interesse für den Vorstand wir Layout von Inseraten, etc.
Bei jedem hochladen eines Dokumentes bekommt jedes Vorstandsmitglied automatisch eine E-Mail.
Für Dienstleistungen des Verbandes können Rechnungen erstellt werden. Dabei wird die Adresse des Empfängers aus der Adress Datei entnommen. Die Rechnung erscheint als PDF Dokument auf dem Bildschirm.
Das Ressort Finanzen bekommt automatisch eine E-Mail mit der Rechnung im Anhang (Format PDF).






2.2.5
Sport



Unter Ressort Sport werden folgende Dokumente im Format PDF zur Verfügung gestellt
- Sportreglement
- Div. Dokumente, z.B. Nennungen für Anlässe, etc.
Bei jedem hochladen eines Dokumentes bekommt jedes Vorstandsmitglied automatisch eine E-Mail.


2.3 Ressort Stutbuch





Das Ressort Stutbuch beansprucht den grössten Teil des Systems, und beinhaltet folgende Funktionen.

Dokumente
Die zur Verfügung gestellten Dokument erscheinen immer als PDF Format auf dem Bildschirm

- Reglemente:
  - Zuchtbuchordnung ZBO (ausnahmsweise als HTML Dokument
  - Reglement Hengstleistungsprüfung
  - Wegleitung zur Hengstleistungsprüfung
  - Reglement Leistungsprüfung

- Formulare:
  Alle Formulare können per E-Mail an den Empfänger gesandt werden.
  - Deckschein erstellen
  - Deckschein verrechnen und registrieren*
  - Deckliste erstellen
  - Signalementpapier erstellen
  - Pferdepass SEP bedrucken
  - Pferdepass SEP verrechnen und registrieren*
  - Abstammungsschein oder Geburtsausweis erstellen
  - Untersuchungsprotokoll für Körung erstellen
    * Das Ressort Finanzen bekommt automatisch eine E-Mail mit der Rechnung im Anhang (Format PDF)

- Listen:
  Alle Listen werden bei Abruf neu generiert, sind somit immer aktuell (Format PDF).
  - Liste ausgestellter Deckscheine
  - Liste ausgestellter Pferdepässe SEP
  - Bestandes Liste SAVS (Mitglieder, Pferde)
  - Liste der unter der Reg CH registrierten Pferde (mit Besitzer)

Änderungen im Bestand
Bestandesänderungen werden laufend (pro Jahr) nachgeführt, und als PDF Format zur Verfügung gestellt.
Bei jedem hochladen des ergänzten Dokumentes bekommt jedes Vorstandsmitglied automatisch eine E-Mail.

Registratur
Aus Sicherheitsgründen wird die Registratur des SAVS auch noch (in Kurzform) als Hardware geführt. Diese Dokumente werden als PDF Format zur Verfügung gestellt.
Bei jedem hochladen des ergänzten Dokumentes bekommt jedes Vorstandsmitglied automatisch eine E-Mail.

Verkaufsliste
Die Verkaufsliste wird laufend nachgeführt, und als PDF Format zur Verfügung gestellt.
Bei jedem hochladen des ergänzten Dokumentes bekommt jedes Vorstandsmitglied automatisch eine E-Mail, sie ist zudem sofort unter www.shagya.ch -> Verkaufsliste für jedermann einsehbar.

Stutbuchführung
Die folgenden Funktionen dienen der eigentlichen Stutbuchführung, die über die Shagya und die Adressen Datenbank läuft.
Alle Änderungen an der Shagya Datenbank werden automatisch per E-Mail an zwei Betreuer dieser Datenbank gemeldet, damit Fehler, oder unklare Angaben sofort behoben werden können.



2.3.1
Hilfe



Hilfestellung zur Stutbuchführung als HTML Dokument






2.3.2
Pferd suchen



Ein Pferd kann in der Datenbank nach folgenden Kriterien gesucht werden
- Liste mit Hengsten, Wallachen
- Liste mit Stuten
- Liste mit Geburtsorten
- Liste mit Züchter
- Liste mit Mehrfachnamen (Hauptname, Namen)
- Liste der Verbands Register (zur Zeit SAVS, AFCAS und NASS)
- Ratings nach Verbänden (zur Zeit SAVS)
- Liste mit Besitzer (zur Zeit separat für CH inkl. I, F, USA und übrige)
- Name (für unbekannte Zeichen kann % eingegeben werden)
- Geburtsjahr (Geburtsjahre unter 1600 gelten als unbekannte, somit ohne Bedautung)
- Nummer von Microchip (nur ganze Chip Nummer)
- Stutbuch Nummer (für unbekannte Zeichen kann % eingegeben werden. z.B CH-ShA%09)






2.3.3
Pferd eintragen (auch registrieren)



Ein Pferd kann mit den folgenden Kriterien in die Datenbank eingetragen werden.
Natürlich müssen mindestens die Schlüsseldaten bekannt sein, und die Eltern müssen sich bereits in der Datenbank befinden.
- Mit Hauptname
- Mit Name (Hauptname muss sich bereits in der Datenbank befinden)
Sekretariat und Administrator werden automatisch per E-Mail benachrichtigt.






2.3.4
Schau- und Kör- Daten eintragen



Diese Funktion umfasst nicht nur das Eintragen und Anzeigen der Daten, sondern auch die Bewertungsblätter können erstellt werden.
Zum Anzeigen dieser Daten kommt man übrigens auch über die Suchfunktion "Ratings nach Verbänden". Die Bewertungsblätter erscheinen als PDF auf dem Bildschirm.
- Anerkennungs- oder Kör- Daten eintragen
- Schau Daten eintragen
- Daten anschauen oder ausdrucken
- Leeres Notenblatt (Körung oder Zuchtanerkennung) für Richter erstellen
- Leeres Notenblatt (Beständeschau) für Richter erstellen
- Leeres Notenblatt (Körung oder Zuchtanerkennung) für Stutbuchführung erstellen
- Leeres Notenblatt (Beständeschau) für Stutbuchführung erstellen
Körung oder Zuchtanerkennung, sowie die Schau Klasse wird anhand des Geschlechts automatisch ermittelt.
Sekretariat und Administrator werden automatisch per E-Mail benachrichtigt.






2.3.5
Pferd infolge Abgang (Tod) austragen



Das Pferd verbleibt in der Datenbank, es wird das Todesjahr eingetragen, und der aktuelle Besitzer ist gewesener Besitzer (nach wie vor in der Datenbank vorhanden).
Sekretariat und Administrator werden automatisch per E-Mail benachrichtigt.






2.3.6
Pferd infolge Export austragen



Das Pferd verbleibt in der Datenbank, es wird das Exportjahr, und das Exportland eingetragen, und der aktuelle Besitzer ist gewesener Besitzer. Geht das Pferd an einen mit diesem Systam arbeitendewn Verband, so ist dessen Reg. einzutragen (damit wird die Datenhoheit übergeben). Sonst ist die Reg. zu entfernen.
Sekretariat und Administrator werden automatisch per E-Mail benachrichtigt.






2.3.7
Brand eintragen



Der Brand wird als Beschreibung (verbal) eingetragen.
Sekretariat und Administrator werden automatisch per E-Mail benachrichtigt.






2.3.8
Signalement eintragen



Das Signalement wird als Beschreibung (verbal) eingetragen, dies für:
- Anmerkung zu Farbe
- Kopf
- Körper
- Vorderbeine
- Hinterbeine
Sekretariat und Administrator werden automatisch per E-Mail benachrichtigt.






2.3.9
Bemerkung (öffentlich) eintragen



Zusatzinformationen zum Pferd, die öffentlich einsehbar sind.
Sekretariat und Administrator werden automatisch per E-Mail benachrichtigt.






2.3.10
Bemerkung (intern) eintragen



Zusatzinformationen zum Pferd, die nur intern (Berechtigte von Verbänden) einsehbar sind.
Sekretariat und Administrator werden automatisch per E-Mail benachrichtigt.






2.3.11
Handänderung (Besitzerwechsel) eintragen



Der neue Besitzer wird aktueller Besitzer. Alle Besitzer bleiben in der Datenbank, so ist der Weg eines Pferdes immer nachvollziehbar. Voraussetzung, es ist immer bei einem teilnehmenden Verband registriert.
Die Rechnung für die Handänderung erscheint als PDF auf dem Bildschirm, und geht als Anhang per E-Mail automatisch an des Ressort Finanzen.
Zudem werden Administrator und Sekretariat automatisch per E-Mail benachrichtigt.






2.3.12
Zusätzliche Daten (eintragen, redigieren)



Damit werden diese Daten nachgetragen oder redigiert für deren Bearbeitung es keine spezielle Funktion gibt. Das sind z.B. Nr. von Mikrochip, U-Nummer (Grub), Registrierung in Stut- oder Herde- Büchern, etc.
Nicht redigiert werden können die Schlüsseldaten, die Zuordnung der Eltern, sowie alle Daten die für die einwandfreie Funktion der Datenbank erforderlich sind. Das kann nur durch einen Administrator vorgenommen werden.
Sekretariat und Administrator werden automatisch per E-Mail benachrichtigt.






2.3.13
Genotyp hochladen (DNA Genotyp Formel)



Die aus der DNA Analyse gewonnene Genotyp Formel kann auf den Server geladen werden. Dies nur, wenn unter DNA auf der Stammkarte des Pferdes die Lagernummer eingetragen wird. Die Formel wird als PDF Format auf dem Bildschirm angezeigt.
Sekretariat und Administrator werden automatisch per E-Mail benachrichtigt.






2.3.14
Abstam. hochladen (DNA Abstammungs Untersuchung)



Der Befund der Abstammungsuntersuchung kann auf den Server geladen werden. Dies nur, wenn unter Abstammung auf der Stammkarte des Pferdes die Lagernummer eingetragen wird. Der Befund wird als PDF Format auf dem Bildschirm angezeigt.
Sekretariat und Administrator werden automatisch per E-Mail benachrichtigt.






2.3.15
Deckschein Kontrolle



Bei Eingang eines Deckscheines wird das Eingangsdatum, die bedeckte Stute (Schlüssel), und das Resultat eingetragen.
Diese Daten sind unter Dokumente -> Liste ausgestellter Deckscheine einsehbar






2.3.16
Decklisten Kontrolle



Kontrolle ob Decklisten fristgerecht zurück kommen. Eintragen von Rücksendedatum und Anzahl Bedeckungen






2.3.17
Vet. Prot. Körung hochl. (Vetrinärprotokoll der Körung hochladen)



Das Protokoll im Format PDF auf den Server laden.
Sekretariat, Stutbuch und Administrator werden automatisch per E-Mail benachrichtigt.






2.3.18
Vet. Prot. Körung ansch. (Vetrinärprotokoll der Körung anschauen)



Das Protokoll des gewünschten Hengstes (Stutbuch Nr. muss angewählt werden) im Format PDF auf den Bildschirm holen.






2.3.20
HLP/LP Protokoll hochladen



Das Protokoll der HLP/LP als PDF Dokument auf den Sever laden. Es kann auf der Stammkarte des Pferdes abgerufen werden.
Sekretariat, Stutbuch und Administrator werden automatisch per E-Mail benachrichtigt.